Los metadatos son datos que van “incrustados” en los ficheros y añaden información adicional acerca del autor, la fecha de creación, el software…
La creación y uso de estos datos respondía inicialmente a parámetros tales como estructuración de los documentos, la trazabilidad, la confianza…
Muchos gestores documentales se utilizan para poder localizar más rápidamente un documento entre miles de ellos y organizar mejor los directorios y ocupación.
De hecho, hay normativas que regulan su uso en estos gestores como La Norma UNE-ISO 15489-1, que entiende la gestión de metadatos como una parte inseparable de la gestión de documentos y los define “como datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo”.
Por su parte, la Norma UNE-ISO 23081-1 especifica que los metadatos son “información estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un mismo dominio o entre dominios diferentes. Cada uno de estos dominios representa un área del discurso intelectual y de la actividad social o de la organización desarrollado por un grupo propio o limitado de individuos que comparten ciertos valores y conocimiento”.